Funciones Excel útiles para preparar bases de datos para Datacobro

Hicimos una recopilación de las funciones útiles en Excel que podrías necesitar para preparar tus bases de datos para importarlas en Datacobro.

Función EXTRAE o MID en Excel

Esta función es útil para extraer una parte del texto, si tienes Excel en español la función se llama EXTRAE y si esta en ingles, se llama MID.

Es útil en casos como un dato que se encuentra mezclado con otro texto u otro dato en la misma columna (Cosa que deberías evitar siempre), por ejemplo, el texto SOAT Moto, SOAT Carro, SOAT Camioneta. En este caso, esta mezclado el producto (SOAT) con el tipo de vehículo (Moto, Carro, Camioneta) que son dos datos diferentes; El texto estático en este ejemplo es SOAT asi que la función para extraerlo seria la siguiente: =EXTRAE(C5;1;4) Esta función recibe 3 parámetros:

1. La celda donde esta el texto a extraer, en este caso C5.
2. La posición inicial del texto a extraer, en este caso 1 porque se va a extraer desde el primer carácter.
3. La cantidad de caracteres que se van a extraer, como la palabra SOAT tiene 4, entonces este valor es 4.

Función TEXTO o TEXT en Excel

Esta función permite convertir en texto una fecha; u obtener una parte de una fecha utilizando un formato. Si tienes Excel en español la función se llama TEXTO, en ingles la encuentras como TEXT.

En una columna se tiene el una fecha con año, mes, día, hora y minutos (24/05/2019 08:50) y se desea obtener únicamente la fecha en formato texto, entonces se haría uso de la formula =TEXTO(A6;“YYYY-MM-DD”) de este modo, como resultado se leerá 2019-05-24.

Esta función TEXT también es muy útil para cambiar los slash (/) por guiones (-). Recuerda que en los procesos de importación en Datacobro, es recomendable subir las fechas en formato fecha o texto, sin hora y separados por guiones (-), y en formato Año-Mes-Dia (YYYY-MM-DD).

Función CONCAT en Excel

Esta función permite unir en un solo texto varias partes de texto distribuidos en varias celdas, bastante útil cuando por ejemplo, se tiene el nombre del cliente dividido en varias columnas, una con el primer nombre, otra con el segundo nombre, una con el primer apellido y otra con el segundo apellido y deseas tener esta información en una sola columna de Excel.

La estructura de esta función es bastante sencilla, basta con indicar cuales son las celdas a unir, este seria un ejemplo de esta función: =CONCAT(B5;C5;D5;E5) Ten en cuenta que esta función no agrega espacios entre las palabras que estas uniendo, asi que es posible que te haya quedado el texto todo pegado.

Los espacios se pueden agregar fácilmente poniéndolos entre las palabras, la función con espacios quedaría de la siguiente manera: =CONCAT(B5;” “;C5;” “;D5;” “;E5) y el resultado final se vería así.